مصوبه شماره دو جلسه هفدهم شورای اجرایی فناوری اطلاعات

کلیه دستگاه‌های اجرایی با استناد به ماده (4) قانون وظایف و اختیارات وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات، ماده (5) اساسنامه شورای اجرایی فناوری اطلاعات و بند "6" ماده (3) آیین‌نامه داخلی شورا، و در راستای یکسان‌سازی تولید اسناد و مدارک الکترونیکی و لزوم تدوین دستورالعمل‌های لازم برای ساماندهی این‌گونه اسناد و مدارک، مصوبه شماره دو جلسه هفدهم شورای اجرایی فناوری اطلاعات با عنوان «دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی» برگزارشده در تاریخ 22/07/1399 که طی نامه شماره 84460 مورخ 24/07/1399 به تائید رئیس محترم جمهور رسیده است، شامل یک مقدمه سه ماده و یک تبصره به شرح پیوست ابلاغ می‌شود. شایان‌ذکر است؛ اصل مستندات مصوبه در دبیرخانه شورای اجرایی فناوری اطلاعات نگهداری می‌شود. محمد جواد آذری جهرمی رونوشت: - دفتر مقام معظم رهبری- دفتر رئیس‌جمهور- دفتر رئیس قوه قضاییه- دفتر رئیس مجمع تشخیص مصلحت نظام- دفتر معاون اول رئیس‌جمهور- سازمان برنامه‌وبودجه کشور - سازمان اداری و استخدامی کشور دیوان محاسبات کشور - دیوان عدالت اداری- سازمان بازرسی کل کشور- اداره کل قوانین مجلس شورای اسلامی-اداره کل قوانین و مقررات کشور- دبیرخانه شورای اطلاع‌رسانی دولت- دبیرخانه شورای عالی فضای مجازی - دبیرخانه شورای اجرایی فناوری اطلاعات - دفتر هیئت دولت- روزنامه رسمی کشور- معاون حقوقی رئیس‌جمهور – معاونت تدوین و تنقیح قوانین معاون حقوقی رئیس‌جمهور - اعضای محترم شورای اجرایی فناوری اطلاعات شرکت¬ها ، سازمان‌ها، پژوهشگاه‌ها و دانشکده علمی کاربردی پست و مخابرات مصوبات شماره دو جلسه هفدهم شورای اجرایی فناوری اطلاعات کشور « دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی» مقدمه شورای اجرایی فناوری اطلاعات در هفدهمین جلسه مورخ 22/7/1399 بر اساس پیشنهاد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، سازمان اداری و استخدامی کشور و سازمان فناوری اطلاعات ایران و در راستای اجرایی کردن مصوبه سیصد و سی و سومین جلسه شورای اسناد ملی ایران مورخ 6/5/97 در خصوص یکسان‌سازی تولید اسناد و مدارک الکترونیکی و لزوم تدوین دستورالعمل‌های لازم برای ساماندهی این‌گونه اسناد و مدارک و در راستای اجرای قانون اسناد ملی ایران مصوب 17/2/1349 و تبصره ماده یک و شرح وظایف شورا از ماده(5) قانون مذکور و با عنایت به بخشنامه شماره 260969/38951 مورخ 26/12/1388 در خصوص اسناد الکترونیکی؛ دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی ج.ا.ا به انضمام فرادادههای ضروری برای تولید، نگهداری و تعیین تکلیف اسناد و سوابق اداری، شیوه‌نامه فنی پیاده‌سازی آن‌ را تصویب نمود. ماده 1- تعاریف اسناد الکترونیکی: به اسنادی اطلاق می‌شود که حاوی اطلاعاتی در مورد فعالیت‌ها و تصمیم‌های دستگاه‌های اجرائی بوده و بر روی رسانه‌های الکترونیکی دریافت، ایجاد، ویرایش، تبادل و ذخیره می¬شوند. فراداده¬های اسناد الکترونیکی: عناصر داده¬ای موردنیاز برای توصیف هر سند مانند شناسه یکتا، دستگاه یا فرد تولیدکننده، موضوع، تاریخ، حقوق دسترسی، اطلاعات تعیین تکلیف(موضوع بند الف و ب ماده 5 قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران)، و مانند آن است که امکان بازیابی، انتقال و نگهداری نظام¬مند اسناد الکترونیکی را فراهم می¬کنند. داده¬های پایه: داده¬هایی هستند که به‌عنوان مقادیر معین (مانند ردیف¬های تعیین تکلیف اسناد، اصطلاحات عمومی اداری، انواع طبقه¬بندی اسناد و ...) در سامانه¬های اسناد الکترونیکی مورداستفاده قرار می¬گیرند. شمس: شناسه ملی سند که به‌اختصار شمس نامیده می‌شود، موضوع ماده 5 بخشنامه شماره 1739836 مورخ 15/12/1396 سازمان اداری و استخدامی کشور. دستگاه‌های اجرایی: دستگاه‌های موضوع ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری به‌استثنای دستگاه‌های لایحه اصلاح ماده (8) قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران . سازمان: سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران . سماد: سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی است که اصول حاکم بر مدیریت اسناد (دریافت، شناسایی، طبقه‌بندی، نگهداری و تعیین تکلیف، اشاعه و تحویل و راهبری) را منطبق بر استاندارد ISO 16175 بر روی اسناد الکترونیکی اعمال می‌کند. ماده 2- اهداف 1- استانداردسازی فراداده¬های ضروری تولید، نگهداری و تعیین تکلیف اسناد الکترونیکی و به‌کارگیری آن در سامانه¬¬های مرتبط در دستگاه¬های اجرایی کشور. 2- تعیین قالب¬های فایل مورد تأیید در تولید اسناد الکترونیکی. 3- اختصاص شناسه ملی سند(شمس) به تمام اسناد الکترونیکی کشور در زمان تولید. 4- اعمال مصوبات شورای اسناد ملی در خصوص امحاء یا انتقال اسناد الکترونیکی به سازمان از زمان تولید این اسناد در سامانه¬های دستگاه¬های اجرایی کشور. 5- تسهیل و تسریع فرایندهای مربوط به مدیریت اسناد الکترونیکی و تضمین اصالت و اعتبار اسناد الکترونیکی برای بلندمدت قبل از انتقال به آرشیو سازمان. ماده 3 – تکالیف دستگاه‌های موضوع مصوبه: 1- سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران 1-1 تهیه و به‌روزرسانی استاندارد فراداده¬های ضروری اسناد الکترونیکی و شیوه¬نامه فنی پیاده¬سازی آن، اولویت¬های قالب¬ فایل¬های اسناد الکترونیکی، ردیف¬های تعیین تکلیف اسناد و شیوه¬نامه-ها و راهنماهای کاربردی لازم، حداکثر تا 5 ماه پس از ابلاغ این مصوبه. 2-1 پیگیری پیاده‌سازی و استفاده از سامانه‌های استاندارد تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه‌های اجرایی با هماهنگی کارگروه تعامل‌پذیری دولت الکترونیکی و سازمان اداری و استخدامی کشور، حداکثر تا 15 ماه پس از ابلاغ این مصوبه. 3-1 ایجاد و استقرار سماد و برقراری ارتباط برخط آن با سامانه‌های استاندارد تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه‌های اجرایی، حداکثر تا 18 ماه پس از ابلاغ این مصوبه. 4-1 تهیه شیوه¬نامه استاندارد فراداده‌های رایانامه‌های سازمانی دستگاه‌های اجرایی با همکاری وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات و سازمان اداری و استخدامی کشور حداکثر تا 6 ماه پس از ابلاغ این مصوبه. 5-1 ارائه گواهی‌نامه استاندارد اسناد الکترونیکی با همکاری وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات حداکثر ظرف مدت 1 ماه از تاریخ درخواست شرکت تولیدکننده سامانه. 6-1 تهیه و تدوین اصطلاح‌نامه عمومی اداری و به‌روزرسانی آن حداکثر ظرف مدت 6 ماه پس از ابلاغ مصوبه. 2- وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات 1-2 فراهم نمودن زیرساخت¬ها و بستر ارتباطی امن و پایدار برای تبادل اسناد الکترونیکی بین دستگاه‌های اجرایی و سازمان. 2-2 همکاری با سازمان جهت حصول اطمینان از رعایت معیارها و استاندارد سامانه‌های تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه‌های اجرایی. 3- سازمان اداری و استخدامی کشور 1-3 ارائه عناوین و شناسه خدمات دستگاه‌های اجرایی به‌منظور استفاده در تدوین اصطلاح‌نامه‌های اداری عمومی و تخصصی. 2-3 اعلام شناسه یکتای پست سازمانی و شناسه یکتای واحد سازمانی به‌منظور استفاده در ساختار شمس و فراداده¬های ضروری اسناد الکترونیکی . 3-3 لحاظ نمودن شاخص‌های مرتبط با موضوع این مصوبه به پیشنهاد سازمان در ارزیابی عملکرد سالیانه دستگاه‌های اجرایی . 3-4 دریافت و بررسی پیشنهادات و تهیه و تدوین پیش‌نویس کلیه مصوبات مربوط به اسناد الکترونیکی با همکاری سازمان و پیگیری تصویب و ابلاغ آن‌ها. 4- سازمان ثبت‌اسناد و املاک کشور 1-4 ارائه شناسه ملی اشخاص حقوقی برای استفاده در ساختار شمس . 5- وزارت صنعت، معدن و تجارت: 1-5 استقرار و کاربردی شدن امضای الکترونیکی در کلیه تبادلات و اسناد . 6- دستگاه‌های اجرایی 1-6 استفاده از سامانه¬های دارای گواهی‌نامه استاندارد اسناد الکترونیکی حداکثر ظرف مدت یک سال از تاریخ ابلاغ این مصوبه . 2-6 انتقال داده¬ها و اسناد الکترونیکی تولیدشده قبل از این مصوبه به سامانه¬های استاندارد حداکثر ظرف مدت یک سال پس از ابلاغ. تبصره1- سازمان برنامه‌وبودجه کشور هزینه¬های لازم برای اجرای تکالیف این ماده را در لایحه بودجه سنواتی دستگاه¬های اجرایی پیش¬بینی نماید. 3-6 تولید اصطلاح‌نامه اختصاصی در چارچوب شیوه¬نامه¬های استاندارد (ISO 25964) با همکاری سازمان. 4-6 استفاده از شمس در تولید اسناد الکترونیکی. 5-6 اتصال به سماد برای تعیین تکلیف و انتقال اسناد الکترونیکی بر اساس قانون اسناد ملی ایران و به‌روزرسانی داده¬های پایه در سامانه¬های خود پس از استانداردسازی، حداکثر ظرف مدت 24 ماه پس از ابلاغ مصوبه. 6-6 استفاده از گواهی امضای الکترونیکی در کلیه سامانه‌های تولید اسناد الکترونیکی، حداکثر ظرف مدت 12 ماه پس از ابلاغ مصوبه.